Processos operacionais dos conselhos tutelares para a coleta e armazenamento das informações geradas durante o atendimento, são tradicionalmente realizados em pastas que apesar de parecerem atender às suas finalidades, se mostram lentos para respostas às necessidades dos próprios conselheiros, ao CMDCA e ao Poder Executivo.

Quando respostas rápidas são necessárias para a tomada de decisão ou geração de orçamentos para programas de atendimento a crianças e adolescentes, por exemplo, vários relatórios são solicitados pelo Poder Executivo ao CMDCA, o que muitas vezes dificulta o processo, por conta de informações não tabuladas e imprecisas, já que não há um canal automatizado para alinhamento ao ECA.

Muitos dos processos operacionais em questão podem ser otimizados com Heley, uma solução tecnológica DSTEC, desenvolvida para os Conselhos Tutelares, entre eles:

A falta de integração entre sistemas utilizados na gestão pública resulta em diversos inconvenientes, como a perda de produtividade provocada pela entrada de dados em diversos sistemas, tornando os processos mais caros e suscetíveis a falhas, por exemplo. Mudanças constantes nas leis também são um grande desafio para sistemas não integrados, já que demandam múltiplas atualizações manuais em sistemas que tendem a se tornar obsoletos.

Diante de tantas variáveis, é imperativo que fornecedores de sistemas para órgãos públicos tenham atenção redobrada, pois falhas nos serviços tendem a gerar resultados negativos operacionais e políticos, causando danos irreparáveis.

A convergência e a digitalização de serviços diversos cada vez mais acelerada, fazem com que a escolha de parceiros com portfólio limitado de serviços se transforme em um desperdício de dinheiro, bloqueando ou atrasando processos. Além disso, atualizações e novas leis e normas também surgem constantemente, tornando necessário o uso de sistemas em conformidade, que se adequam cada vez mais rapidamente garantindo a consistência das informações.

Zeep é uma solução em TI baseada na arquitetura Alfresco, desenvolvida para o armazenamento e gestão de arquivos em nuvem, recuperação, indexação, busca e trabalho colaborativo, recursos poderosos na otimização do desempenho de empresas em diversos setores, órgãos públicos e instituições de ensino.

Quando se acumula documentos em caixas ao longo do tempo, sem que haja uma gestão realmente eficiente dos arquivos, diversos problemas podem ocorrer, como por exemplo:

• Perdas em ações judiciais devido à falta de documentos essenciais.
• Lentidão em processos à medida que informações importantes são difíceis de se encontrar, como nos casos de históricos escolares, prontuários e outros comprovantes.
• Atrasos e queda na qualidade da tomada de decisão em todos os níveis da gestão, diante de informações incompletas ou imprecisas.

Manter a locação de salas ou imóveis para arquivamento de documentos é uma prática que também representa alto custo, impactando os resultados de qualquer negócio. A dependência dos espaços físicos demanda ainda a adequação às práticas de compliance, e cuidados com a arquitetura de uma estrutura centralizada e segura.

Organizações com filiais em locais distantes, estão suscetíveis aos altos custos de logística para trânsito de memorandos, folhas de ponto, documentos oficiais e plantas de projetos. O apoio de processos informatizados para a gestão eletrônica de documentos torna a operação mais ágil e a tomada de decisão assertiva.

É essencial organizar sua gestão de documentos de forma eficiente, para que dados se transformem em inteligência de forma ágil, afinal, analisar um documento sempre será mais importante que procurá-lo.

Atrelada a uma inquestionável otimização do desempenho da empresa, o Zeep traz a segurança dos seus documentos, redução dos custos para a gestão documental com um poderoso incremento na capacidade de colaboração, em um canal seguro e acessível a partir de qualquer lugar do mundo com diferentes níveis de acesso e permissões.