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Digitalização. Uma ótima ideia para o seu negócio.

Imagine que, numa segunda-feira como outra qualquer, mais um documento em papel começa a sua jornada percorrendo praticamente todos os setores na sede de uma empresa com três filiais, cumprindo etapas variadas de um processo cuja conclusão está prevista para algumas semanas. O cenário descrito representa a rotina para muitas empresas que ainda atuam sob um modelo tradicional, o da pré-digitalização, em que muitos dos documentos se perdem durante as etapas, ou acabam representando um ‘gargalo’ à medida que são mais difíceis de catalogar e consultar com agilidade.

Indo além do ponto de vista funcional, observamos que a utilização de documentos físicos implica em custos para a manutenção dos negócios, já que dependem diretamente da aquisição de papéis, com todo o seu impacto ambiental, tintas ou toners para impressoras, espaço físico para armazenamento, custos adicionais para organização e acesso conforme a demanda.

Para garantir a segurança e integridade dos documentos da empresa, é preciso ainda considerar cenários catastróficos, que podem causar danos irreparáveis, como incineração ou alagamento, que tornam o armazenamento local uma solução incompleta, considerando que a proteção efetiva da informação dependeria de um armazenamento inviolável e atualizado. 

A digitalização de documentos ou a sua criação em formato digital diretamente na origem trazem diversos benefícios para os negócios, com grande destaque para a redução de custos e aumento na produtividade justificada entre outros fatores, pela agilidade, disponibilidade e tecnologias de inteligência e suporte embarcadas nos sistemas em nuvem.

Processos burocráticos dependentes do acompanhamento de mídias físicas podem ser substituídos por documentos digitais, que além de armazenados em segurança e acessíveis em diferentes níveis de permissão, também podem ser assinados digitalmente, conceder buscas inteligentes em seu conteúdo ou ser atualizados de forma colaborativa entre integrantes da equipe.

Para compreender os benefícios reais da digitalização, basta deixar o exemplo inicial um pouco mais complexo, imaginando agora um fluxo com centenas de processos concorrentes ao invés de um único documento. Assim, torna-se muito fácil avaliar o grau de dificuldade no monitoramento das fases em que cada documento se encontra, bem como seu portador ou eventual inclusão de anexos importantes, por exemplo.

A DSTEC tem a solução ideal para o processo de digitalização do seu negócio, cobrindo etapas desde a conversão de documentos físicos em suas versões digitais, ao armazenamento seguro em nuvem com poderosos recursos de indexação, assinatura e trabalho colaborativo. 

Entre em contato e converse com os nossos especialistas para saber mais sobre como implementar o Zeep no seu negócio. 

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